Capacitar en Microsoft Project ¿Cómo es mejor?

Más de 20 millones de usuarios de Project, es el dato que Microsoft compartió recientemente en el evento Microsoft Ignite 2015, indicando que este producto es, sin duda, el software especializado en gestión de proyectos más usado del mundo.

Por ello no es raro que empresas de todo tipo de industrias y dependencias gubernamentales de todos los niveles, definen e implementan programas de capacitación para usar el Microsoft Project, dirigidos a los Project Managers (PMs) y a los integrantes de la Oficina de Proyectos (PMO).

Y eso está muy bien, porque este software ofrece un conjunto muy poderoso y flexible de funcionalidades que apoyan los procesos de la gestión de proyectos, desde la definición del alcance, hasta el cierre pasando por la planeación y el control. De manera que un buen programa de capacitación es realmente necesario para que los responsables de realizar los proyectos aprovechen adecuadamente el potencial de la herramienta.

Sin embargo, en la mayoría de los casos se comete el error de impartir los cursos de Microsoft Project con un contenido estándar. La empresa simplemente acude a un proveedor de capacitación y contrata cursos de Project para sus PMs. El resultado es que después de tomar el curso, cada PM personaliza el Project a su buen entender y si bien mejoran las capacidades individuales para aprovechar la herramienta, la organización no genera el beneficio de la estandarización. Los objetivos de la organización se cumplen solo a medias.

Curso estándar de MP

Dicho lo anterior, mi recomendación consiste en realizar una serie de acciones que aseguren la implementación de una forma de gestionar proyectos bien definida, apoyada por el Microsoft Project y que pueda estandarizarse en la organización.

Cabe mencionar que las ideas que menciono a continuación aplican tanto si se cuenta solo con el Project de escritorio como si se tiene el Project Server / Project Online.

Los pasos que propongo son los siguientes:

1. Definir una metodología propia de gestión de proyectos.

No tiene que ser algo sumamente preciso y detallado, pero sí es necesario que la metodología defina al menos los siguientes aspectos:

  1. Determinar cuáles son los tipos de proyecto que se realizan y cómo es el ciclo de vida de cada tipo de proyecto.
  2. Cuáles son los procesos mínimos para realizar la planeación, el seguimiento, control y cierre para cada tipo de proyecto.
  3. Cuáles indicadores de desempeño se desea monitorear durante la ejecución.
  4. Cuáles son los informes que se deben generar durante la vida del proyecto.

2. Capacitar a los integrantes de la Oficina de Proyectos con un curso estándar de Project.

Aquí sí se contrata un curso de Project serio, a profundidad, que sea impartido por instructores con experiencia, para la Oficina de Proyectos. Pueden tomarlo solo algunos representantes de la PMO, no necesariamente todos sus integrantes. Se busca que la Oficina de Proyectos conozca completamente las capacidades del Microsoft Project y de esa manera esté en condiciones de participar en los siguientes pasos.

3. Definir el modelo propio de gestión de proyectos en el Project.

En este paso es conveniente contar con el apoyo de consultores con una buena experiencia en la industria y en la implementación del Microsoft Project.

El Microsoft Project, entonces, es configurado para apoyar la metodología propia de gestión de proyectos. Esta configuración consiste en definir campos personalizados, indicadores gráficos, vistas, reportes, en ocasiones se requiere complementar la funcionalidad del Project con macros y otro tipo de aplicaciones. El resultado es un modelo en Microsoft Project personalizado para cubrir los requerimientos de la organización.

Este modelo puede verse como un nivel de abstracción superior para los usuarios de la herramienta. Gracias al modelo, los PMs no necesitan conocer la múltiples posibilidades y opciones que tiene el Project, solo necesitan conocer el modelo para aplicarlo en sus proyectos.

4. Preparar el curso de Microsoft Project a la medida

Se prepara un curso de Project enfocado a los PMs, considerando el modelo propio de gestión de proyectos, no el Project out of the box sin configuración.

5. Impartir la capacitación a la medida a los Project Managers.

Este curso a la medida es de menor duración que un curso comercial estándar, porque se enfoca específicamente al modelo propio de gestión y no es necesario enseñar a los PMs muchas funciones que no van a aplicar o que ya están cubiertas y simplificadas en su operación por el modelo personalizado.

6. Supervisar el uso correcto del modelo propio de gestión de proyectos.

Entonces, el proceso propuesto es como sigue:

Esquema curso estándar de MP

Alguien podría decir que el esquema planteado toma más tiempo y puede ser más costoso. Y tendría razón, pero es la única manera de conseguir plenamente el objetivo de tener un grupo de Project Managers capacitados para usar el Microsoft Project atendiendo la metodología propia. De otra manera, como lo he visto en múltiples ocasiones, se obtiene un grupo de Project Managers que conocen el Microsoft Project pero que lo usan de maneras diferentes. Cuando esto sucede, se presenta una situación que no es la deseada y entonces se toman medidas para corregir el rumbo: se define un modelo propio en el Project, se imparten más cursos y a la larga se logra la estandarización, pero a un costo y desgaste mucho mayor que si se hubiera hecho correctamente desde el principio.

Algunas ventajas del esquema planteado contra la opción de impartir cursos no personalizados:

  • Se valida o se genera la metodología propia de gestión de proyectos.
  • La metodología propia de gestión de proyectos se refuerza con un modelo definido en el Microsoft Project, haciendo que la metodología se viable para ser aplicada.
  • Los PMs reciben una formación más concisa sobre los temas que necesitan conocer y no dedican tiempo a aprender aspectos o posibilidades de la herramienta que no van a usar.
  • Los PMs no se ‘pierden’ en la complejidad de las múltiples posibilidades del Project, se concentran en una aplicación concreta de la herramienta y se pueden enfocar a su responsabilidad primaria que es gestionar proyectos, no a batallar con el software.
  • Los PMs reciben con mayor motivación la capacitación porque aprenden un modelo práctico y aplicable inmediatamente.
  • Se logra un alto nivel de estandarización en el uso de la herramienta, simplificando la interacción entre los PMs, los miembros de equipos de proyectos y los ejecutivos.

Si la organización tiene el Project Server o Project Online, los conceptos descritos aquí aplican por igual. En tal caso, el modelo propio de gestión de proyectos considera no solo el Microsoft Project, sino también el Project Server/Online y el SharePoint Server.

Conclusión: antes de iniciar un programa de capacitación en Microsoft Project, considere que es conveniente enfocar la capacitación a un modelo propio de gestión de proyectos y no al producto de software sin personalización.

En Proyecteus podemos apoyar a tu organización a llevar a cabo los diferentes pasos del proceso propuesto para definir un modelo propio de gestión de proyectos utilizando el Microsoft Project e implementar un programa de capacitación a la medida.

 

Tus ideas y comentarios al respecto de este tema son bienvenidos.

Un saludo a todos los lectores de este blog,

 

Firma Rafael Ruiz Velasco

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