Avance Planeado en MS Project (complemento 2)

Este artículo es para responder algunas preguntas que han surgido sobre el avance planeado en MS Project, que publiqué anteriormente.
Entradas previas en el blog referentes al mismo tema:

Nota: Artículo relacionado se agrega al blog en Julio/2014: Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

(Modelo del Avance Planeado. Acude a la página del producto para obtener mayor información y adquirir el modelo)

 

Comenzando por lo más simple. Para dar formato al avance planeado, que está calculado en un campo personalizado de tipo número, hay que utilizar otro campo, ahora de tipo texto, que tome el valor del campo numérico y le dé formato de porcentaje.

Por ejemplo:

Campo personalizado Nombre Fórmula
Número 1 % planeado num IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base estimado])>0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0)
Texto 2 % planeado Format([Número1]/100,”#0%”)

Entonces tenemos en nuestro proyecto lo siguiente:Watch Full Movie Online Streaming Online and Download

AvPlan2 - Fig 01

 

En este ejemplo, la fecha de estado es el 21-ene-2011 y está representada por la línea roja punteada.

Después de eso, viene la necesidad de comparar el %completado (avance real) con el % planeado.
Para ello, usamos otros dos campos personalizados, como sigue:

Campo personalizado Nombre Fórmula
Número 2 Var avance num [% completado]-[Número1]
Texto 3 Var avance format([Número2]/100,”#0%”)

Y el resultado es:

AvPlan2 - Fig 02

 

Una vez teniendo la variación entre avance real y avance planeado, ustedes pueden generar indicadores gráficos que permitan visualizar fácilmente las tareas adelantadas, atrasadas o en plan.

Ahora, todo esto ha sido con respecto a las tareas de detalle, pero, ¿qué pasa con las tareas de resumen?
Una opción es que en cada campo personalizado se seleccione la opción “Usar fórmula” para las filas de resumen, de tal manera que las tareas de resumen tengan el miso tratamiento. El resultado es como sigue:

AvPlan2 - Fig 03

Hay que tomar en cuenta que:

  • Las tareas de resumen deben tener línea base también.
  • Los valores del % completado de las tareas de resumen se ponderan con base en la duración de las tareas de detalle. (en el ejemplo todas las tareas duran 10 días y por lo tanto ‘pesan’ igual, así el % completado es ((.55*10) + (0.00*3*10))/ (1.00*4*10)
  • Los valores del % planeado de las tareas de  resumen se calculan con base en la duración de la línea base de la propia tarea de resumen y de fecha de estado.
  • Al ser dos formas diferentes de calcular el avance real y el avance planeado de las tareas de resumen, el modelo definido de esta manera es inconsistente.
  • Aún así, este modelo puede ser usado en proyectos pequeños y en proyectos personales. Sin embargo, para proyectos empresariales, que tengan que ser revisados con clientes y/o con ejecutivos de la empresa, es conveniente seguir desarrollando el  modelo para hacerlo consistente y que sea capaz de responder a cualquier revisión, interna o externa.
  • Para darle consistencia al modelo es necesario agregarle lo siguiente:
    • Calcular el avance planeado de las tareas de resumen en función de los avances planeados de las tareas de detalle.
    • Los avances planeados de las tareas de detalle deben ponderarse con base en las duraciones de las mismas tareas de detalle.

El desarrollo adicional descrito en el punto anterior puede realizarse generando una macro con Visual Basic for Application para calcular el avance planeado de las tareas de resumen. Para darle mayor visibilidad al modelo, se puede complementar con índices de desempeño, indicadores gráficos, vistas y reportes visuales.
Este modelo ha sido ya desarrollado por Proyecteus. Si algún lector de este blog está interesado en mayor información o en asesoría para aplicarlo en su empresa, puede contactarnos mediante el correo electrónico.

Por otro lado, si se desea ponderar las tareas de detalle con respecto a un criterio diferente a la duración, lo cual también es muy válido, entonces habría que considerar una personalización adicional al modelo o bien, utilizar el método del valor acumulado, o Earned Value Method, que está inmerso en el MS Project.

Nota posterior del 2/marzo/2013: Adicioné un artículo en el blog sobre el Método del Valor Acumulado (simplificado) con MS Project.

Nota posterior Julio/2015: Nuevo artículo en el blog complementando la información del cálculo del % planeado Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

Actualización en Septiembre 2015:

Modelo del Avance Planeado

Proyecteus pone a tu disposición el Modelo del Avance Planeado. Es una aplicación que te permite poner en práctica el concepto mostrado en este artículo en tus proyectos, con la ventaja de que el %planeado es consistente con el %completado en las tareas de resumen del proyecto. Acude a la página del producto para obtener mayor información y para adquirir el modelo.

 

Saludos a todos los lectores del blog,

 

Firma Rafael Ruiz Velasco

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39 comentarios en “Avance Planeado en MS Project (complemento 2)

  • Como bien dices, la formula anterior para obtener el % planeado funciona solo para las tareas pero no para los resumenes de tarea. Entiendo bien tu argumento pero dado tu capacidad de formular estos inconvenientes, tienes alguna formula para aplicarla en las tareas resumenes hasta llegar al resumen general. Pues en la realidad siempre pregunta en que porcentaje de planeado de obra debería estar hoy Vs el ejecutado (Siempre preguntan un dato en concreto). Espero tu pronta respuesta….ahhh se me olvida, al momento de agregar estas formulas también podrías agregar un archivo adjunto que lo contenga en un ejemplo sencillo.
    Saludos!

    • Carlos Andrés,
      Sí puedes usar esta fórmula en las tareas de resumen, solo que en algunos casos los resultados no son del todo convincentes. Todo depende de la distribución de las tareas en el tiempo.
      En esta misma entrada del blog están las instrucciones para utilizar la fórmula en las tareas de resumen.

      Por otro lado, contestando tu pregunta específica, sí he desarrollado un modelo en el cual el avance planeado de las tareas de resumen se calcula ponderando los avances planeados de las tareas de detalle. Este modelo es más avanzado y se apoya en una macro para realizar los cálculos correspondientes. Si te interesa esta solución, envíame un correo electrónico y con gusto te informo sobre los servicios que ofrezco al respecto.

      Muchos saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Estimado Rafael:

    Gracias por las aportaciones a la práctica de PM, ya también estoy revisando el tema. Estoy revisando el template de project que usamos en el equipo de trabajo, pero en la columna de avance planeado HOY, no se actualiza el avance. No sabemos porque. Me puedes ayudar? Gracias

  • Buenas tardes, mi pregunta se relaciona con volumenes de obra, existe en el project alguna manera de controlar mi Plan mediante la alimentacion de Volumenes, es decir que al ingresar los avances estos fueran los m2 cuadrados ejecutados por ejemplo.

    De antemano gracias por su apoyo.

    • Hola, José Roberto. La opción es utilizar el método del valor realizado y recursos de tipo material. Por ejemplo: si tienes una tarea de construcción de una barda de 1000 m2. Puedes definir un recurso material “barda” que equivalga a 1m2 de barda, con su tasa igual al costo de 1 m2 de barda. Asignar dicho recurso a la tarea con 1000 unidades y generar la línea base.
      Después de eso, el seguimiento lo puedes hacer estableciendo la fecha de estado y, en la vista Uso de tareas, agregas el campo trabajo real y capturas en ese campo los m2 de barda realmente construidos cada día.
      Otra variante sería configurar la tarea para que el valor realizado funcione con el %físico completado y el avance real lo capturas en dicho campo (% físico completado) con el % de m2 realmente construidos.
      El costo real lo capturas en el campo correspondiente al costo real de la tarea o de la asignación. Si no te interesa el control de costos entonces el costo que utilices no es relevante (aunque debe ser mayor que cero) y puedes prender la opción de que Project calcule los costos reales.

      Con cualquiera de los dos casos, los valores del método del valor ganado (CPTP, CPTR, CRTR) funcionan bien.

      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Hola Rafael,
    Muy bueno el post, lo estoy aplicando en mis planificaciones, en el caso de las tareas que están partidas tengo un problema ya que la diferencia de fechas es mayor a la duración, ¿en ese caso podríamos usar otra variable?
    De nuevo, te felicito por tu blog.
    Saludos,
    Adrián

    • Adrián,
      Gracias por tus comentarios.
      Efectivamente, las tareas partidas (splitted) tienen características diferentes y la fórmula del % planeado no aplica.
      ¿podrías separar las partes de las tareas en tareas diferentes? es decir, en lugar de tener una tarea partida en dos partes, podrías tener dos tareas. De esa manera la fórmula podría aplicar muy bien.

      Saludos,

      Rafael

  • Por favor necesito darle formato a un numero en Microsoft Proyect: en formato de miles. Es algo simple pero no he podido.
    Gracias por la ayuda

    • Hola, Fabio
      Si quieres dar formato a un campo personalizado de tipo número, hay que usar otro campo, este de tipo Texto, con una formula haga referencia al campo numérico y además use la función “Format” para dar el formato deseado.
      A continuación algunos ejemplos de fórmulas dando formato al valor del campo Número1:
      Format([Número1],”#0.00″) – Muestra el número con dos decimales
      Format([Número1],”#0%”) – Muestra el número en formato de porcentaje, sin decimales
      Format([Número1],”$#0.00″) – Muestra el número en formato monetario, con dos decimales

      Muchos saludos,

      Rafael Ruiz, PMP, MCITP
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Hola Rafael, tengo una consulta: La formula tambien funciona cuando se genera una segunda o tercera linea base? O seguiria calculando el avance planificado en funcion a la primera linea base?
    Gracias.

    • Carlos,
      La fórmula, como está definida, usa la linea base cero.
      Pero siempre hay opciones. En este caso puedes poner la fórmula en un campo personalizado adicional, y modificar esta segunda fórmual para usar los campos de cualquier otra línea base en el cálculo del avance planeado.
      Así podrías tener el avance planeado en función de diferentes líneas base.

      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Consulta en cuanto las horas extras
    1.Como puedo cargar 3 horas extras en un dia especifico , a un recurso que trabaja 1 semana
    -cuando lo trato de hacer se me distribuye las 3 horas en todos los dias de esa semana
    2. asignarle a ese recurso de semana que trabaja 3 dias cierta taza standar y los otros 4 restantes otra diferente taza standar

  • ustaria aplicar indicadores a un proyecto (cronograma realizado en project 2007) y realizarle seguimiento a cada una de las tareas , según una escala , tipo semaforo, estuve buscnado en su foro y no vi ninguno quizas que pudiera aplicar, me puede indicar como hacer lo siguiente:

    %Iniciado
    %En Proceso
    %Adelantada
    %Detenida
    %Retrasada

    Esto con la finalidad de conocer la salud del proyecto y visualizar que puede suceder

    Gracias
    Yanel

  • Hola Rafael Buenos días.

    Disculpa la molestia y espero puedas leer mi correo y darme una guía para una duda que tengo respecto al % de avance planeado en Project. Te comento:
    Ya aplique tu fórmula en Project server 2010

    (IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0))

    Pero como lo comentas casi al final del blog de proyecteus.com las tareas resumen no las calcula correctamente, incluso a nivel proyecto. La duda que tengo es cómo se tiene que configurar la fórmula en Project para que las tanto a nivel proyecto como a nivel tareas resumen y todos sus subniveles, el cálculo sea correcto?

    Muchas gracias!

    • Hola, Saúl,
      El modelo puede complementarse utilizando programación para calcular el % planeado de las tareas resumen, incluyendo la tarea 0 de manera que a todos los niveles sea consistente.
      Esta solución la tengo desarrollada y la ofrezco como un producto comercial, que incluye la configuración del modelo en Project o Project Server y capacitación para su aplicación y soporte.
      Avísame al e-mail rafael.ruiz@proyecteus.com si tu empresa está interesada en adquirir esta solución y con mucho gusto podemos platicar más al respecto.

      Saludos,

      Rafael Ruiz Velasco
      Rafael.Ruiz@proyecteus.com

  • Rafael te felicito por tus aportes,excelentes por cierto,tengo una duda que no se apega en este caso a lo expuesto sino que al lenguaje VBA ,siempre he querido adquirir conocimiento de eso pero de forma que no me conlleve tanto tiempo,bajo esa perspectiva conoces una guia para asimilar dicho lenguaje o bien algun blog como el tuyo.

  • Estuve incluyendo en mi project la fórmula

    IIf([Baseline Start] >[Status Date] ,0, IIf([Baseline Finish] <[Status Date] ,100,ROUND((([Status Date] -[Baseline Start] )/([Baseline Finish] -[Baseline Start] ))*100, 2))) & " %" .

    Sin embargo el project me indica que hay un error de sintaxis y me señala el segundo texto IIF. Intente hacer otras fórmulas incluyendo en el condicional IIF en la parte falsa otro IIF pero no me deja. Quisiera saber si tengo que configurar o activar algo para que me permita ingresr este tipo de fórmulas.

    Muchas Gracias

    • Natalia,
      No hay nada que configurar o activar para poder usar fórmulas en los campos personalizados del MS Project, esta es una función natural que está a disposición de todos los usuarios.
      Puedes probar cambiando las comas (,) por punto y coma (;), en ocasiones el Project espera el punto y coma como separador. (Esta es una configuración del Windows, no del Project)

      He probado brevemente la fórmula que me enviste y me ha funcionado adecuadamente. Aunque mi Project está en español por lo que tuve que cambiar los nombres de los campos. La fórmula quedó de la siguiente manera:

      IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,IIf([Fin de línea base]< [Fecha de estado],100,ROUND((([Fecha de estado]-[Comienzo de línea base])/([Fin de línea base]-[Comienzo de línea base]))*100,2))) Toma en cuenta que quité la última parte que tenías en la fórmula ( & " %") pues eso sí me generaba un error, es mejor que el formato de "%" lo definas en un campo adicional de tipo texto. Puedes ver en el blog la manera de hacerlo (Avance Planeado en MS Project (complemento 2)).

      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Hola Rafael en los proyectos que manejo en la compañia dónde trabajo, se hace seguimiento solamente al avance respecto a las fechas planeadas. El tema de recursos no es relevante en ese tipo de seguimientos ya que estos se manejan en otra área.
    Quisiera saber si su fórmula aplica en estos casos y qué datos debería incluirle a project (en términos de costos/recursos) para que funcione bien.
    Muchas gracias por sus valiosos aportes.

    • Orlando,
      Precisamente ese es el tipo de proyectos donde la fórmula del % planeado puede ser utilizada como parte del modelo de planeación y seguimiento, ya que la fórmula no toma en cuenta el trabajo ni los costos, sino solamente la duración de las tareas.
      De cualquier manera te recomiendo leer con detenimiento los artículos y los comentarios en el blog, para que conozcas bien las limitaciones del uso de la fórmula. En resumen, la fórmula funciona bien para las tareas de detalle pero no siempre para las tareas de resumen.

      Tengo desarrollada una solución completa basada en la fórmula del % planeado, complementada con campos personalizados, fórmulas y macros, que considera correctamente las tareas de resumen y puede incluso extenderse a portafolios de proyectos utilizando el Project Server. Si piensas que esta solución sería útil para tu empresa, comunicate conmigo a mi correo electrónico.

      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

      • Muchas gracias Rafael, revisaré al detalle las recomendaciones de los artículos y los comentarios del blog. En caso de ser necesario, me pondré en contacto para hablar sobre la solución completa.

  • Hola, muy buena la información. Quiero complementar una excepción a esta formula del avance planeado.

    Para tareas Divididas, producto de replanificación en %planeado no es preciso, puesto que el projdatediff no excluirá los días que no hay trabajo, como si lo hace internamente project en su algoritmo del calculo para establecer la “duración de linea base”. No se si exista otra forma pero he visto casos en que cuando se divide una tarea y se guarda la linea base sobre la tarea dividida, el %planeado se distorciona.

    Lo has probado?

    Saludos
    Sergio Miño

    • Hola, Sergio
      Muy buena y correcta observación.
      Efectivamente la fórmula del %planeado no funciona adecuadamente con las tareas divididas. Para este caso la recomendación es que en vez de planear una tarea dividida se programen dos o más tareas. Inclusive se podrían definir como subtareas para hacer un cronograma más estructurado y claro.
      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco, PMP
      Rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Buenas Tardes
    Estoy tratando de aplicar la fórmula IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0)
    El project me envía un error ya que no reconoce el “d” que aparece en la fórmula.

    Favor de ayudarme con esto.

    • solo tienes qeu quitar y poner nuevamente las dobles comillas “d”, seguramente le estas dando copiar y pegar a la formula y las comillas son diferentes…

      Saludos.

  • BUEN DIA,

    UTILICE LA FORMULA PARA CALCULAR EL AVANCE PLANEADO EN UN PROYECTO QUE TENGO EN MICROSOFT PROJECT 2010, PARA MI ES IMPORTANTE SABER RESPECTO A UN DIA EN ESPECIFICO, COMO VA MI PROYECTO, ES POR ESO QUE ME SIRVIO MUCHO LA FORMULA Y EL APORTE EN TU FORO http://proyecteus.com/blog/?p=71 .

    POR LO ANTERIOR, FIJATE QUE TENGO UN PROBLEMA, CUANDO ESTABLECI LA FORMULA EN MI PROYECTO TODO MARCHABA BIEN Y SI ME DABA TANTO MI PORCENTAJE DE ATRASO COMO MI PORCENTAJE DE AVANCE PLANEADO RESPECTO A LA FECHA DE ESTADO, SIN EMBARGO CUANDO AGREGO NUEVAS TAREAS AL PROJECT QUE SURGEN DURANTE EL DESARROLLO DE MI PROYECTO, ESTAS NO ME DAN %AVANCE PLANEADO AUNQUE LA FECHA DE ESTADO SEA DESPUES DE LA CONCLUSIÓN DE LA MISMAS, COMO QUE NO LES ASIGNA LA PROPIEDAD DE LA FORMULA.

    favor ayudarme con esto,

    REALMENTE NO SE QUE HACER,

    QUEDO ATENTO A LA VALIOSA RESPUESTA,

    ¡MIL GRACIAS!

  • Estimado,
    Primero que todo quisiera felicitarte por tu blog y darte las gracias por compartir conocimientos. Te escribo porque en tu Blog lei que ofrecias el servicio para programar
    en MS Project el calculo del % planeado de las tareas resumen.
    Es posible que me digas cuál es el valor de este servicio, sus caracteristicas y qué debo hacer para obtenerelo.
    Quedo atento a tus comentarios.

    Saludos Cordiales

  • Rafael, sabes ocupe la formula que propusiste PERO me dice ” la formula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o funcion desconocido….

    acepto y me aparece la “d” marcada ??

    que hago??

    saludos y gracias de antemano

  • Gracias Rafael, soy novata en Project, pero muy motivada y feliz de encontrar tu blog, realmente buenísimo.

    Deseo mucho éxito en tu vida pues, eres muy generoso con tus conocimientos.

    Elsa desde Chile.

  • Rafael, ocupe la formula pero me aparece un error, dice: ” la formula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o función desconocido, de ahí acepto y me aparece la “d” marcada, que puedo hacer?

    saludos y gracias

    • Hola, Teresa.
      Ese error se debe a que las comillas (“) que se copian al hacer copiar / pegar no son aceptadas por el editor de Visual Basic.
      Captura tú las comillas alrededor de las “d” cuidando que sean las comillas rectas que sí son aceptadas.
      Saludos,

      Rafael Ruiz Velasco
      Rafael.ruiz@proyecteus.com

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