Este artículo es para responder algunas preguntas que han surgido sobre el avance planeado en MS Project, que publiqué anteriormente.
Entradas previas en el blog referentes al mismo tema:

Nota: Artículo relacionado se agrega al blog en Julio/2014: Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

(Modelo del Avance Planeado. Acude a la página del producto para obtener mayor información y adquirir el modelo)

 

Comenzando por lo más simple. Para dar formato al avance planeado, que está calculado en un campo personalizado de tipo número, hay que utilizar otro campo, ahora de tipo texto, que tome el valor del campo numérico y le dé formato de porcentaje.

Por ejemplo:

Campo personalizado Nombre Fórmula
Número 1 % planeado num IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base estimado])>0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0)
Texto 2 % planeado Format([Número1]/100,”#0%”)

Entonces tenemos en nuestro proyecto lo siguiente:Watch Full Movie Online Streaming Online and Download

 

En este ejemplo, la fecha de estado es el 21-ene-2011 y está representada por la línea roja punteada.

Después de eso, viene la necesidad de comparar el %completado (avance real) con el % planeado.
Para ello, usamos otros dos campos personalizados, como sigue:

Campo personalizado Nombre Fórmula
Número 2 Var avance num [% completado]-[Número1]
Texto 3 Var avance format([Número2]/100,”#0%”)

Y el resultado es:

 

Una vez teniendo la variación entre avance real y avance planeado, ustedes pueden generar indicadores gráficos que permitan visualizar fácilmente las tareas adelantadas, atrasadas o en plan.

Ahora, todo esto ha sido con respecto a las tareas de detalle, pero, ¿qué pasa con las tareas de resumen?
Una opción es que en cada campo personalizado se seleccione la opción “Usar fórmula” para las filas de resumen, de tal manera que las tareas de resumen tengan el miso tratamiento. El resultado es como sigue:

 

 

Hay que tomar en cuenta que:

  • Las tareas de resumen deben tener línea base también.
  • Los valores del % completado de las tareas de resumen se ponderan con base en la duración de las tareas de detalle. (en el ejemplo todas las tareas duran 10 días y por lo tanto ‘pesan’ igual, así el % completado es ((.55*10) + (0.00*3*10))/ (1.00*4*10)
  • Los valores del % planeado de las tareas de  resumen se calculan con base en la duración de la línea base de la propia tarea de resumen y de fecha de estado.
  • Al ser dos formas diferentes de calcular el avance real y el avance planeado de las tareas de resumen, el modelo definido de esta manera es inconsistente.
  • Aún así, este modelo puede ser usado en proyectos pequeños y en proyectos personales. Sin embargo, para proyectos empresariales, que tengan que ser revisados con clientes y/o con ejecutivos de la empresa, es conveniente seguir desarrollando el  modelo para hacerlo consistente y que sea capaz de responder a cualquier revisión, interna o externa.
  • Para darle consistencia al modelo es necesario agregarle lo siguiente:
    • Calcular el avance planeado de las tareas de resumen en función de los avances planeados de las tareas de detalle.
    • Los avances planeados de las tareas de detalle deben ponderarse con base en las duraciones de las mismas tareas de detalle.

El desarrollo adicional descrito en el punto anterior puede realizarse generando una macro con Visual Basic for Application para calcular el avance planeado de las tareas de resumen. Para darle mayor visibilidad al modelo, se puede complementar con índices de desempeño, indicadores gráficos, vistas y reportes visuales.
Este modelo ha sido ya desarrollado por Proyecteus. Si algún lector de este blog está interesado en mayor información o en asesoría para aplicarlo en su empresa, puede contactarnos mediante el correo electrónico.

Por otro lado, si se desea ponderar las tareas de detalle con respecto a un criterio diferente a la duración, lo cual también es muy válido, entonces habría que considerar una personalización adicional al modelo o bien, utilizar el método del valor acumulado, o Earned Value Method, que está inmerso en el MS Project.

Nota posterior del 2/marzo/2013: Adicioné un artículo en el blog sobre el Método del Valor Acumulado (simplificado) con MS Project.

Nota posterior Julio/2015: Nuevo artículo en el blog complementando la información del cálculo del % planeado Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

Actualización en Septiembre 2015:

Modelo del Avance Planeado

Proyecteus pone a tu disposición el Modelo del Avance Planeado. Es una aplicación que te permite poner en práctica el concepto mostrado en este artículo en tus proyectos, con la ventaja de que el %planeado es consistente con el %completado en las tareas de resumen del proyecto. Acude a la página del producto para obtener mayor información y para adquirir el modelo.

 

Saludos a todos los lectores del blog,

 

 

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