Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

En este artículo complementaré y actualizaré la fórmula del % planeado aprovechando una característica que ha sido mejorada en el Project 2013. Me refiero a la fecha máxima que puede almacenar un campo de tipo fecha.

Antecedentes

Hace algún tiempo, escribí tres artículos en este mismo blog sobre una opción para calcular el avance planeado en el Microsoft Project. El objetivo de este cálculo es facilitar la comparación del % completado contra un % planeado para obtener indicadores de variación y desempeño.  El % planeado debemos generarlo en un campo personalizado  porque el Project no lo tiene incorporado de entrada.

(Modelo del Avance Planeado. Acude a la página del producto para obtener mayor información y adquirir el modelo)

 

Los artículos anteriores sobre este mismo tema son:

Para un mayor contexto, la fórmula que he mencionado en los artículos previos y que calcula el avance planeado en un campo de tipo número, es como sigue:

Fórmula del porcentaje planeado para Project 2010 en español:

IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0, IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto], [Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100),100),0),0)

Fórmula del porcentaje planeado para Project 2013 en español:

IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración de línea base]))*100),100),0),0)

(Nota: En el artículo Avance Planeado en MS Project (complemento) puedes encontrar otras variaciones de la fórmula para diferentes versiones y para la edición en inglés del Project)

 

Actualizando la fórmula del avance planeado

En el Project (cualquier versión), cuando un campo de tipo fecha no tiene información, a nivel de bits y bytes el campo se llena con ‘1’s. Esto hace que dicho campo represente un número muy grande.

(Nota: En Project en español, cuando una fecha no está definida, se representa en la pantalla con un valor NOD. En inglés se muestra con el valor NA.)

De ahí que en la fórmula asumimos que si un campo de tipo fecha tiene un valor mayor a 50000 significa que el campo no tiene una fecha definida y si estamos hablando del campo [comienzo previsto], entonces podemos decir que no está definida la línea base.

 

Para ser más preciso, el valor 50000 en un campo de tipo fecha, representa el día 21/Nov/2036.

De esa manera, la parte de la fórmula que dice IIf([Comienzo previsto]<50000…, en realidad pregunta que si [Comienzo previsto] es menor al 21/Nov/2036, entonces sabemos que el campo sí está definido y por lo tanto sí hay línea base.

Hasta la versión 2010 del Project, la fecha máxima que podía almacenarse en cualquier campo de tipo fecha era el 31/Dic/2049, cuyo valor es 54,788. Entonces, podemos considerar este valor límite en la fórmula para evitar el riesgo de considerar una fecha que sí es válida, que tiene un valor mayor a 50,000 pero menor o igual a 54,788, como no definida.

Tomando en cuenta lo anterior, en Project 2010 o versiones anteriores, la fórmula más precisa es:

Fórmula revisada para Project 2010 en español:

IIf([Comienzo previsto]<54789,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0, IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto], [Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100),100),0),0)

Y aquí viene el cambio en este concepto para la versión de Project 2013.

En el Project 2013 la situación ha cambiado, pues la fecha máxima que puede almacenarse en un campo de tipo fecha ahora es el 31/Dic/2149, con valor de 91,312.

La fórmula entonces, para usarla en el Project 2013, quedaría así:

Fórmula revisada para Project 2013 en español:

IIf([Comienzo previsto]<91313,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración de línea base]))*100),100),0),0)

Ejemplo de uso del avance planeado

El siguiente es un ejemplo de un proyecto con la fórmula del % planeado:

AVPlan3-01

Ejemplo Porcentaje planeado en Project 2013

Puedes descargar este archivo de Project 2013, que tiene la fórmula definida en el campo Número 1, en la siguiente liga: Ejemplo Pct Planeado_PP2013_rrv.mpp

Solución completa al avance planeado

Recuerda que la fórmula del % planeado funciona correctamente (es decir de manera equiparable al % completado) en las tareas de detalle. También funciona correctamente en las tareas de resumen siempre y cuando todas las tareas del proyecto sean secuenciales. Pero si las tareas del proyecto no son secuenciales, entonces el cálculo del % planeado en las tareas de resumen no es consistente con el % completado.

Proyecteus ha desarrollado una solución que corrige esa inconsistencia en las tareas de resumen.
Esta solución está basada en la fórmula y la complementa con algunas rutinas de programación para hacer el cálculo del % planeado en las tareas de resumen. La solución incorpora además indicadores de variación y de despeño entre el %planeado y el % completado. Comunícate con nosotros a contacto@proyecteus.com o a mi correo personal rafael.ruiz@proyecteus.com si estás interesado en adquirir esta solución.

 

En los comentarios de las entradas del blog relacionadas con el avance planeado puedes encontrar información adicional, respuestas a dudas y sugerencias.

 

Actualización en Septiembre 2015:

Modelo del Avance Planeado

Proyecteus pone a tu disposición el Modelo del Avance Planeado. Es una aplicación que te permite poner en práctica el concepto mostrado en este artículo en tus proyectos, con la ventaja de que el %planeado es consistente con el %completado en las tareas de resumen del proyecto. Acude a la página del producto para obtener mayor información y para adquirir el modelo.

 

Y por supuesto, te invito a enviarnos tus comentarios y aportaciones.

Saludos,

Firma Rafael Ruiz Velasco

6 comentarios en “Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

  • Rafael, buenos dias.

    He estado revisando algunos de tus articulo debido a que necesito hacer seguimiento a un proyecto siguiendo las consideraciones basicas de la metodologia del valor ganado (EVM).
    Tengo problemas con el calculo del % Planeado de las tareas resumen, he introducido las formulas indicadas en tus articulos concernientes al tema, pero no se como corregir este error. Agradeceria tu ayuda.

    • Hola, Mateo

      Efectivamente, la fórmula del Avance Planeado tiene el inconveniente de que en las tareas de resumen no es consistente con el cálculo del %completado.
      Supongo que el error al que te refieres se debe a dicha inconsistencia.

      La buena noticia es que en Proyecteus hemos generado una solución al respecto. Esta solución funciona bien y te comento que la hemos implementado con éxito en muchas organizaciones.

      Puedes conocer la solución y adquirirla en la siguiente página:
      http://proyecteus.com/modelo-avance-planeado/

      Por supuesto, si tienes cualquier comentario o requieres aclarar cualquier aspecto puedes contactarme directamente a mi email.

      Muchos saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      Rafael.ruiz@proyecteus.com

  • estimado:
    Mi proyecto inicio un 1 de marzo 2015 y culminaba un 10 de dic 2015, pedimos una ampliacion de plazo por temas x a la entidad y se nos otorgo la misma.
    Resulta que a la hora de colocar la linea base y que la misma recoja la fecha de culminacion del proyecto (10-12-15), este recoje solo la fecha de hoy 22-12-15.
    Consulta, como hago para poder cambiar la fecha de la linea base, entendiendose que en versiones anteriores se podia digitar la misma, pero ahora en la version 2015, no se puede realizar.
    atte.
    MIGUEL

    • Estimado Miguel,
      No es conveniente capturar fechas de la línea base directamente, aunque el Project lo permita. Hacerlo así ocasiona inconsistencias entre la línea base de las tareas de detalle y la línea base de las tareas de resumen, luego los indicadores no son consistentes y los usuarios pierden la fe en el Project.
      Lo que hay que hacer es:
      1. Respaldar la línea base anterior en alguna de las líneas base disponible (puedes usar las lb1 a lb10 para respaldos)
      2. Modificar el pronóstico de las tareas de tu proyecto (la parte de las tareas que aún no se ejecuta), de manera que el proyecto termine en la fecha deseada (10-dic-15 en tu caso)
      3. Generar la línea base de las tareas que han sufrido fuertes desviaciones y que han motivado cambios en la línea base, normalmente estas son las tareas que aún no terminan. Asegúrate de seleccionar la opción de actualizar línea base de las tareas de resumen.
      4. Ahora la línea base refleja tu nuevo pronóstico y puedes seguir actualizando tu proyecto con los avances reales

      El procedimiento anterior puede no ser válido si ya has registrado avances sobre el plan de trabajo y estos avances no representan lo que quieres reflejar en la línea base. Si es el caso, entonces deberías:
      1. Respaldar la línea base anterior (esto siempre es una buena práctica)
      2. Deshacer los avances de tu proyecto
      3. Colocar el plan del proyecto como quieres que sea tu línea base
      4. Generar la línea base nuevamente
      5. Volver a registrar los avances reales

      No olvides hacer un respaldo de tu proyecto antes de implementar cualquier cambio fuerte a tu proyecto (como los que menciono aquí).

      Muchos saludos

      Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP
      Rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Estimado,
    Un cordial saludo,
    ¡Excelentes artículos!
    Espero puedas ayudarme con mi caso, recién me entregaron una carta gantt a la cual debo hacer seguimiento, cabe destacar que desde hace meses las tareas están atrasadas, fueron reprogramadas por mi predecesora y una vez más están atrasadas! Mi inquietud viene ya que al revisar la información del proyecto detecto un sin numero de fallas en el momento del levantamiento de la carta ya he solucionado algunos pero al revisar las lineas bases, la linea que sigue el proyecto es del año 2011 pero el proyecto surge en el año 2013, lo que me hace suponer que realizaron el levantamiento de esta carta sobre otra de algún otro proyecto, mi problema es que por motivos legales de acuerdos con el cliente no puedo modificar mucho la carta (prácticamente nada); debo llevar el seguimiento al %de avance planificado pero no posee fórmula alguna, sin embargo, al correr la macro da valores, un tanto lógicos, pero no logro descifrar de donde provienen. Tengo varios archivos de antiguas versiones de esta carta y consigo lb distintas, ¿Cómo puedo saber a cual linea base el avance y el proyecto como tal están viendo?, ¿es posible que sea a alguna antigua y ya eliminada?; aunado a esto, la mayoría de las tareas tienen recursos de trabajo asignados (sobreasignados) pero necesito eliminarlos y colocarlos de nuevo porque el porcentaje de los mismos no fue asignado correctamente, ¿cómo logro hacer eso sin que se muevan las fechas de las tareas o la duración?, ocultando la columna de recursos no logro hacerlo, al tratar de colocar nuevos me aparecen los anteriores.
    En resumen, ¿Cómo puedo saber la fórmula del %avance planificado si al meterme en Proyecto>Campos personalizados>Fórmula no hay nada y está dando información?
    ¿Cómo puedo eliminar los recursos asignados sin que me modifique algo de la gantt? (¡y que no sea uno por uno!)
    ¿Cómo saber si mi gantt esta viendo una linea base que no deseo, y cómo modificarlo de poder hacerlo?
    ¿Si creo una linea base nueva, la gantt verá esa?

    ¡Muchísimas gracias en lo que puedas ayudar!

    • Hola, Mariangel,
      Me da mucho gusto que los artículos del blog te sean de utilidad.

      Por lo que me platicas de tus cartas Gantt, entiendo que hay varios aspectos que resolver.
      Es muy probable que se requiera dedicar varias horas para identificar las causas y resolver los problemas. En estos casos lo que ofrecemos es un servicio de revisión y corrección.

      Si te parece bien, envíame tu archivo de Project para hacer una revisión general y a partir de ahí valorar las correcciones que se requieren y, si es el caso, cotizar el servicio.
      También es posible que al hacer la revisión general detectemos que las soluciones y las respuestas a tus dudas son sencillas y de una vez lo corregimos, sin ningún costo.

      Recibe un cordial saludo,

      Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP
      rafael.ruiz@proyecteus.com

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *