Avance planeado en tarea anterior a la fecha de estado

Recurrentemente en mis trabajos de consultoría y capacitación respecto al Microsoft Project, ha surgido la pregunta ¿cómo calcular el porcentaje planeado de las tareas?
En este artículo proporciono una respuesta.

(Modelo del Avance Planeado. Acude a la página del producto para obtener mayor información y adquirir el modelo)

 

La pregunta tiene su origen en que MS Project incluye un campo denominado % completado que representa el avance real de una tarea hasta la fecha de estado,  sin embargo, no existe un campo complementario que defina el avance planeado.

El campo % planeado permitiría comparar el avance real con el avance planeado y obtener indicadores de desempeño.

Desearíamos tener lo siguiente:

Nombre de tarea % completado % planeado Variación
Tarea 1 40 45 -5
Tarea 2 25 20 5

Por lo tanto, definamos un campo personalizado para establecer el % planeado.

Usemos el campo personalizable Número1 y le llamemosle “% planeado num”

Nota:  La fórmula descrita en este artículo funciona correctamente en Project 2010, en Project 2007 y también en versiones anteriores.

Definamos la fórmula del campo personalizado como sigue:

IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100),100),0),0)

Explicación de la fórmula:

(en los ejemplos, las tareas tienen duración de 10 días y comienzo el lunes 17 de enero de 2011, la fecha de estado es el viernes 21 de enero de 2011 y está representada por la línea punteada roja vertical)

IIf([Comienzo previsto]<50000… permite confirmar que exista la línea base de la tarea para hacer el cálculo. Si la línea base no existe, entonces el resultado es 0.

Ejemplo Tarea sin línea base: % planeado = 0

 

Avance Planeado si no hay línea base

 

IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<0… para confirmar que la línea base de la tarea inició antes de la fecha de estado, en caso contrario, es decir si la linea base comienza después de la fecha de estado, el % planeado es 0.

Ejemplo Tarea con línea base posterior a la fecha de estado: % planeado = 0

Avance planeado con línea base posterior a la fecha de estado

IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0… si la linea base terminó antes de la fecha de estado, el resultado de la fórmula es 100.

Ejemplo Tarea con línea base anterior a la fecha de estado: % planeado = 100

 

Avance planeado en tarea anterior a la fecha de estado

 

((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100) es precisamente la fórmula que calcula el % planeado.

Ejemplo Tarea en proceso: % planeado = 50, de acuerdo a la fórmula

 

Avance planeado en tarea con línea base en proceso

 

Cómo podemos observar, para poder obtener el % planeado es necesario:

1)      Que la tarea tenga línea base

2)      Que esté definida la fecha de estado

Teniendo esta definición podemos complementarla en nuestro modelo en MS Project con lo siguiente:

  • Definir un campo personalizado de tipo texto cuya formula sea igual al campo de % planeado, para darle formato usando la siguiente fórmula: Format([Número1]/100,”#0%”).
  • Usar otros campos personalizados para comparar el % planeado contra el % completado y generar indicadores de variación del avance real vs el avance planeado.
  • En Project 2010, la fórmula del % planeado podría adecuarse para considerar los casos de tareas inactivas y de tareas con programación manual.

Hay que tomar en cuenta que el cálculo propuesto aquí para el % planeado está basado en la duración de la línea base y por lo tanto aplica muy bien en tareas con una distribución uniforme del trabajo en el tiempo. Por otro lado, también aplica adecuadamente para tareas de resumen siempre y cuando las tareas de detalle correspondientes estén distribuidas uniformemente en el tiempo, de otra manera el %planeado se distorsiona con respecto al %completado en las tareas de resumen.

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Mayo 2011: Avance Planeado en MS Project (complemento)
Junio 2011: Avance Planeado en MS Project (complemento 2)
Marzo 2013: El Método del Valor Acumulado (simplificado) en MS Project
Julio 2015: Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

Actualización en Septiembre 2015:

Modelo del Avance Planeado

Proyecteus pone a tu disposición el Modelo del Avance Planeado. Es una aplicación que te permite poner en práctica el concepto mostrado en este artículo en tus proyectos, con la ventaja de que el %planeado es consistente con el %completado en las tareas de resumen del proyecto. Acude a la página del producto para obtener mayor información y para adquirir el modelo.

 

Rafael Ruiz, PMP, MCITP
Rafael.ruiz@proyecteus.com