Costos en MS Project – Parte 1. Costos fijos y variables

Introducción

Cuando deseamos incorporar los costos del proyecto a un modelo en el MS Project, es conveniente tener muy en claro de qué manera podemos registrar los costos.

El propósito de este artículo es mostrar la manera en que se pueden registrar los costos variables y los costos fijos en el MS Project.

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Antes que nada, algunas definiciones básicas al respecto, en el contexto de un cronograma de proyecto:

  • Costos variables: Son aquellos cuyo monto total está en función de la duración o del trabajo de la tarea. Estos costos se asignan a través de las tasas de costos de los recursos.
  • Costos fijos: Son costos que se tienen que cubrir independientemente de la duración o del trabajo de la tarea. Estos costos se asignan directamente a la tarea.
  • Costo total: es la suma de los costos fijos y los costos variables.

Nuestro proyecto ficticio en esta ocasión es la construcción de un sitio web.

Costos variables

Los costos variables se registran en las tasas de costos de los recursos.

En este ejemplo usaremos solo recursos de tipo trabajo, para simplificar, pero el concepto aplica también para recursos de tipo material.

A continuación se muestran los recursos definidos y sus costos por día:

(click en la imagen para verla en un tamaño mayor)

Recursos y sus costos

Recursos y sus costos

Y el plan del proyecto, con las asignaciones de recursos correspondientes es como sigue:

Plan del proyecto

Plan del proyecto

Nota: todas las tareas están configuradas en modo de cálculo automático.

Con las asignaciones mostradas, se puede revisar la tabla Costo:

Costos variables del proyecto

Costos variables del proyecto

El costo del proyecto, considerando solamente los costos variables, es de $88,750.

Costos fijos

Los costos fijos se registran en el campo Costo fijo de las tareas.

Los costos fijos representan situaciones como contratos a terceros con precio fijo, en las cuales el costo no depende de la duración de las tareas.

En este caso, se agrega un costo de $25,000 a la tarea No. 13 Generar contenido para representar el costo de un servicio contratado para la generación de 3 videos que forman parte del contenido del sitio.

Costo fijo de tarea "Generar contenido"

Costo fijo de tarea “Generar contenido”

El costo total del proyecto, considerando los costos variables y el costo fijo, es de $113,750.

Presupuesto del proyecto

Para analizar el presupuesto en el tiempo, vayamos a la vista Uso de tareas.

Se configura la vista para:

  • Mostrar los campos Costo fijo y Costo total en la tabla Costo.
  • Mostrar la escala de tiempo por semana.
  • Mostrar el campo Costo en la escala de tiempo.
Presupuesto del proyecto

Presupuesto del proyecto

Esta vista nos permite un análisis del presupuesto del proyecto en el cual observamos lo siguiente:

  • El costo total es de $113,750.
  • Conocemos el presupuesto del proyecto por semana.
  • Obtenemos el presupuesto total y desglosado por semana de cada etapa del proyecto y de cada tarea.

Sin mucho esfuerzo, podemos cambiar la escala de tiempo en la vista Uso de tareas, para analizar el presupuesto por mes:

Presupuesto del proyecto por mes

Presupuesto del proyecto por mes

 

En la vista Uso de recursos podemos hacer un análisis similar, pero enfocado a los recursos.

Presupuesto por recursos

Presupuesto por recursos

En esta vista Uso de recursos vemos el costo de cada recurso, total y por semana.

Finalmente, en Project 2013 podemos usar el Informe Flujo de caja, con un poco de personalización para obtener la siguiente gráfica del costo por semana y del costo acumulado:

Presupuesto por semana y acumulado en formato gráfico

Presupuesto por semana y acumulado en formato gráfico

 

Hasta aquí el artículos sobre costos fijos y variables en MS Project.

En próximos artículos comentaré algunos otros aspectos para gestionar los costos en un proyecto con el apoyo del MS Project.

 

Rafael Ruiz Velasco, PMP
rafael.ruiz@proyecteus.com

6 comentarios en “Costos en MS Project – Parte 1. Costos fijos y variables

  • Rafael: Excelente artículo, solo me queda la duda, podemos cambiar el tipo de distribución del costo fijo? que se aplique al inicio, prorrateo o fin de la actividad?… Gracias

    • Estimado Fernando,
      Sí podemos cambiar el tipo de distribución del costo fijo.
      Por default el costo fijo se distribuye de manera prorrateada a lo largo de toda la duración de la tarea.
      El campo Acumulación de costos fijos es el que define la manera en que se distribuye el costo fijo en cada tarea.
      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco, PMP
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • En caso de que un proyecto tenga solamente costos fijos y no variables ya que se hará contratación de equipos y compras pero la mano de obra será de voluntariado, ¿Cómo se generaría el flujo de caja?

    • Hola, Valentina
      Puedes integrar los costos fijos de cada tarea en tu modelo del Project utilizando el campo de tarea ‘costo fijo’, adicionalmente, en el campo de tarea ‘acumulación de costos fijos’ defines si el costo fijo se registra al inicio, al final o si se prorratea a lo largo de la duración de la tarea.
      Ambos campos, así como otros relacionados en con los costos del proyecto, puedes encontrarlos en la tabla ‘costos’.

      Saludos,
      Rafael Ruiz Velasco
      rafael.ruiz@proyecteus.com

  • Buen día,

    ¿Se puede agregar un costo fijo por día de duración de proyecto? Este costo sería transversal a la totalidad de tareas.

    Por ejemplo, si el proyecto consta de dos tareas (A y B), siendo la tarea A predecesora de B; con A = 2 días y B = 3 días.
    Para ambas tareas utilizaré dos personas con sueldo de $1.000/día.
    La tarea A tiene un costo fijo de $5.000 y la B uno de $4.000.
    Además, el costo diario del proyecto (para otras tareas cualesquiera no especificadas) es de $1.500.

    Entonces mi costo total sería de: Costo Fijo Tareas + Costo Personal + Costo Diario

    Ese último costo es el que no sabría colocar en Project. ¿Es posible hacerlo?

    • Estimado Christian
      Puedes lograr el efecto buscado de la siguiente manera:
      Genera un recurso de tipo material, que se llame por ejemplo “costo diario”, con una tasa de $1,500.
      Después genera una tarea que dure todo lo largo del proyecto, o un poco menos, para que no se convierta en tarea crítica. Esta tarea se puede llamar “costo diario”.
      En seguida asigna el recurso “costo diario” a la tarea “costo diario”, pero al asignarlo, pon en unidades “1/d”, es decir, un recurso por día.
      Esto te dará el efecto deseado de incorporar al proyecto un costo adicional de $1,500 por día.

      Puedes probar con asignar el recurso “costo diario” a la tarea 0, para evitar registrar una tarea extra en tu proyecto.

      Muchos saludos

      Rafael Ruiz
      rafael.ruiz@proyecteus.com

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