Dependencias entre tareas en Microsoft Project

Dependencias entre tareas

En este artículo hablaremos sobre las relaciones o dependencias entre las tareas que están disponibles en el Microsoft Project.


Este artículo es un extracto del libro Microsoft Project 2013-2016, Planeación que puedes adquirir en los diferentes sitios de Amazon.

 


Las tareas de un proyecto generalmente tienen relaciones entre sí, que determinan cuándo una tarea se puede llevar cabo en función de la programación de otra tarea. A estas relaciones se les denomina Dependencias.

Las dependencias reflejan la relación de causa-efecto entre dos tareas.

Una concepción errónea es que las dependencias entre tareas reflejan una relación cronológica, lo cual no siempre sucede, es decir, hay dependencias en donde la tarea que rige la relación es posterior en el tiempo a la tarea dependiente.

La tarea que manda en la relación se denomina Predecesora y la tarea que depende de ella se conoce como Sucesora.

En el primer ejemplo de la siguiente imagen, tenemos una relación típica de tipo Fin – Comienzo (FC) entre la tarea de Escribir un artículo y la tarea de Imprimir el artículo. En este caso, cuando Escribir termina entonces Imprimir puede comenzar, de ahí la relación Fin-Comienzo.

El segundo ejemplo muestra una relación diferente. Se tiene programado el examen para una fecha determinada y el estudio previo debe terminar justo el día anterior a la fecha del examen. En esta dependencia, la tarea que manda es Examen y la relación Comienzo –Fin (CF) especifica que cuando comienza Examen es cuando debe terminar Estudio.

(puedes hacer clic en las imágenes para verlas en una resolución mayor)

Dependencias entre tareas. Predecesoras y sucesoras.

Dependencias entre tareas. Predecesoras y sucesoras.

Tipos de dependencias

En Project existen 4 tipos de dependencia, como se muestra en la siguiente imagen:

Tipos de dependencias entre tareas

Tipos de dependencias entre tareas

  • Fin – Comienzo o FC. Cuando termina la predecesora, comienza la sucesora.
  • Comienzo – Comienzo o CC. Cuando comienza la predecesora, comienza la sucesora.
  • Fin – Fin o FF. Cuando termina la predecesora, termina la sucesora.
  • Comienzo – Fin o CF. Cuando comienza la predecesora, termina la sucesora.

 

Tip: en el Project en inglés los tipos de dependencia se denominan de la siguiente manera:
•      Finish – Start o FS
•      Start – Start o SS
•      Finish – Finish o FF
•      Start – Finish o SF

Adelanto y posposición

Al definir una dependencia, se puede establecer un adelanto o una posposición, para que la tarea sucesora inicie o termine antes o después de lo que determina la tarea predecesora.

Tiempo de adelanto

  • Un tiempo de adelanto implica que la tarea sucesora comenzará antes.
  • Cuando la dependencia es de tipo FC, el tiempo de adelanto establece una sobre posición de la tarea sucesora con la predecesora.
  • Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando la predecesora está a la mitad, se puede establecer una dependencia de tipo FC con 50% de adelanto o FC-50%.
  • El tiempo de adelanto se especifica como un valor negativo.

Tiempo de posposición

  • Un tiempo de posposición establece que la tarea sucesora comenzará después.
  • Cuando la dependencia es de tipo FC, el tiempo de posposición especifica una espera en el comienzo de la tarea sucesora.
  • Por ejemplo, si se necesita especificar una espera de dos días entre el fin de una tarea y el inicio de la sucesora, se puede especificar una dependencia tipo FC con 2 días de posposición o FC+2d.
  • El tiempo de posposición se registra como un valor positivo.

El tiempo de adelanto o posposición se puede establecer como:

  • Una duración, en cualquier unidad de tiempo.
  • Un porcentaje. El adelanto o posposición expresada en porcentaje toma como referencia la duración de la tarea predecesora.

Registro de dependencias

Existen varias maneras de registrar las dependencias entre dos tareas.

Método 1. Usar columna Predecesoras.

En la vista Diagrama de Gantt, o cualquier vista de tareas.

En la tarea sucesora, registrar en la columna Predecesoras el número de la tarea Predecesora.

 

Método 2. Usar la vista Formulario de tareas.

Dividir la ventana para mostrar la vista de formulario de tareas usando Vista > Vista en dos paneles > Detalles. En la ventana Formulario de tareas, registrar en el panel de predecesoras la tarea predecesora capturando el Id en la columna correspondiente.

Vista formulario de tareas

Dependencias en Vista formulario de tareas

Método 3. En ventana Información de la tarea.

Abrir la ventana de Información de la tarea, haciendo doble clic en la tarea, y seleccionar la pestaña Predecesoras.

En el panel de Predecesoras registrar la tarea predecesora.

Predecesoras en Informacón de la tarea

Predecesoras en Informacón de la tarea

Método 4. Usando el mouse.

Posiciona el cursor en el centro de la tarea predecesora. Asegúrate que el cursor toma una forma como una cruz, con flechas hacia los cuatro puntos cardinales. Entonces puedes arrastrar con el mouse la tarea predecesora encima de la tarea sucesora. Fíjate que al mover el cursor hacia la tarea sucesora éste toma una forma de eslabones en una cadena. Al soltar el cursor sobre la tarea sucesora, se registra una dependencia de tipo FC entre las dos tareas.

 

Ejemplos de los diferentes tipos de dependencia.

Ejemplo de dependencias Final a Comienzo (FC)

  • El cableado de la nueva red de datos debe estar terminado antes de instalar los equipos.
Dependencia Final a Comienzo (FC)

Dependencia Final a Comienzo (FC)

 

  • Las especificaciones de los autobuses de pasajeros deben definirse antes de diseñar las terminales.
Dependencia Final a comienzo (FC)

Dependencia Final a comienzo (FC)

 

En el caso de la dependencia FC, no es necesario especificar el tipo en la columna Predecesoras, ya que es el tipo predeterminado.

Ejemplo de dependencias Comienzo a Comienzo (CC)

  • Las correcciones al sistema inician 3 días después del inicio de las Pruebas. (dependencia CC + 3 días).
Dependencia fin a fin (FF)

Dependencia fin a fin (FF)

 

Ejemplo de dependencias Final a Final (FF)

  • La capacitación y la instalación del nuevo sistema en la empresa deben finalizar simultáneamente.
Dependencia Final a Final (FF)

Dependencia Final a Final (FF)

 

Ejemplos de dependencia Comienzo a Final

  • La fecha del Informe de gobierno obliga a que la impresión de los ejemplares termine 2 días antes (CF – 2 días).
Dependencia Comienzo a Final (CF)

Dependencia Comienzo a Final (CF)

 

  • Los preparativos para la perforación del pozo deben estar listos 1 día antes de la llegada del equipo de perforación (CF -1d).
Dependencia Comienzo a Fin (CF)

Dependencia Comienzo a Fin (CF)

 

Múltiples predecesoras y sucesoras.

  • Cada tarea puede tener una o más predecesoras y sucesoras.
  • En la siguiente imagen, la tarea t4 tiene múltiples predecesoras y as su vez tiene múltiples sucesoras.
  • La tarea fin también depende de varias predecesoras.
Múltiples predecesoras y sucesoras

Múltiples predecesoras y sucesoras

 

Predecesoras y sucesoras

Así como existe el campo Predecesoras, también existe el campo Sucesoras.

El campo Sucesoras se puede agregar a la tabla Entrada para ver ambas columnas a la vez.

Nota que las predecesoras y las sucesoras son dos formas de ver las mismas relaciones, de manera que si modificas una de las columnas la otra se ve afectada en consecuencia.

Campo Predecesoras y campo Sucesoras

Campo Predecesoras y campo Sucesoras

Tips para definir dependencias

Dadas 2 tareas, la siguiente serie de pasos te facilitará la definición de las dependencias entre ellas:

  • ¿Cuál tarea es la que manda en la relación?

Esa tarea es la predecesora

  • ¿Es el inicio o el final de la tarea predecesora la que determina a la otra?

Si es el inicio, la dependencia comienza con C.

Si es el final, la dependencia comienza con F.

  • ¿La predecesora guía al inicio o al final de la sucesora?

Si es el inicio, la dependencia termina con C.

Si el final, la dependencia termina con F.

Con ello determinamos la dependencia requerida: FC, CC, FF o CF.

  • ¿Debe haber una posposición o un adelanto de la tarea sucesora?

Si no, la dependencia está lista.

Si lo hay, continuar con las siguientes preguntas.

  • ¿Es el adelanto o posposición en términos absolutos de tiempo o es relativo a la duración de la tarea predecesora?

Si es absoluto se captura como unidades de tiempo (d, h, sem)

Si es relativo, se captura como un porcentaje.

  • ¿De cuánto es el adelanto o posposición?

 

En este punto ya conocemos la dependencia completamente, por ejemplo: FC+50% o FF-2dt o FC+3d.

 

Tip: Una buena práctica es evitar dependencias en tareas de resumen, todas las dependencias deben registrarse en las tareas de detalle.

 

Tip: Una buena práctica es asegurar que todas las tareas de detalle en el cronograma tengan al menos una sucesora (a excepción de la última tarea) y al menos una predecesora (a excepción de la primer tarea).

 

Tip. Es recomendable utilizar mayormente el tipo de dependencia FC y los demás tipos solamente cuando sea necesario.

 

Espero que este artículo sea de tu interés y te ayude a utilizar el Microsoft Project para generar cronogramas que sean relevantes tanto para la planificación como para el seguimiento de tus proyectos.

Te reitero que este artículo es un extracto del libro Microsoft Project 2013-2016, Planeación, el cual puedes adquirir en los diferentes sitios de Amazon:

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Finalmente, si tienes alguna duda o idea que complemente la información con respecto al tema que hemos tratado en este artículo, no dudes en enviarnos tu aportación. Así todos aprenderemos más.

Muchos saludos,

Proyecteus

Proyecteus

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