Enfoque ágil de gestión de proyectos

A mi manera de ver las cosas, la Dirección de Proyectos, en general, pretende establecer las condiciones más favorables para que un grupo de personas que se han propuesto un objetivo a lograr, se coordinen y enfoquen sus capacidades y sus esfuerzos durante un período de tiempo, para conseguir el objetivo planteado.

Eso se dice fácil, pero ¿cómo lograr establecer esas condiciones necesarias para que los proyectos sean exitosos?

En la historia de la Dirección Profesional de Proyectos han existido múltiples respuestas, que han dado forma a muchos marcos de trabajo y metodologías; algunas con más éxito que otras, algunas con más seguidores que otras, algunas han logrado probar su valía con el tiempo y siguen siendo utilizadas en la actualidad, y varias más surgieron y se quedaron en el camino.

Entre ellas, hay una manera de dirigir proyectos que, si bien no es nueva, está teniendo una época dorada. Me refiero a la dirección ágil de proyectos. (Agile Project Management).

Los enfoques ágiles para gestionar proyectos están siendo utilizados en una amplia variedad de industrias, no solo en desarrollo de software, y cada vez más empresas y organizaciones de todo tipo están tratando de comprender cómo funcionan y realizan esfuerzos para integrarlos en sus métodos de gestión de proyectos.

Es así que los practicantes y entusiastas de la Dirección de Proyectos debemos estar al tanto de las herramientas, principios y técnicas ágiles, para aplicarlas y aprovecharlas cuando sea conveniente en nuestros proyectos.

Un claro indicio de la fuerza que los enfoques ágiles tienen en el mundo de los proyectos, es que el PMI®, en su 6ª edición del PMBOK® publicada en 2017, menciona a lo largo y ancho del documento las herramientas y aplicaciones de los enfoques ágiles. Adicionalmente, el PMI ® en conjunto con la Agile Alliance® generó una Guía Práctica de Ágil (Agile Practice Guide) para proveer a los equipos de proyecto con herramientas, parámetros de situaciones y una comprensión de las técnicas y enfoques ágiles disponibles a la fecha.

Revisemos a continuación algunas de las principales características de la dirección ágil de proyectos:

 

Ciclo de vida iterativo e incremental

Un proyecto ágil es iterativo en cuanto que los resultados parciales son evaluados periodicamente por el cliente, quien da su retroalimentación al equipo del proyecto con la intención de mejorar el trabajo por realizar.

Adicionalmente, un proyecto ágil es incremental puesto que proporciona entregables terminados a lo largo del proyecto, que el cliente puede utilizar de inmediato, sin tener que esperar a que esté terminado todo el proyecto.

La combinación de ambas características (iterativo e incremental) genera una dinámica muy poderosa en los proyectos ágiles, que motiva la participación constante del cliente y asegura el compromiso del equipo del proyecto para generar entregables continuamente.

 

Participación del cliente

En los proyectos ágiles el cliente participa en cada iteración.

Esto implica que el cliente o un representante del cliente esté comprometido e involucrado seriamente en la ejecución del proyecto. No le basta al cliente con definir una serie de requerimientos al inicio del proyecto y luego esperar a que el proyecto se lleve a cabo y termine para entonces y solo entonces conocer el resultado final.

En un proyecto ágil el cliente se vuelve un elemento activo en todas las etapas del ciclo de vida, no solo al inicio y al final del proyecto. La gran ventaja de este esquema de trabajo es que el cliente podrá valorar al final de cada iteración los resultados parciales del proyecto, para aceptarlos o rechazarlos, retroalimentar al equipo y, muy importante, refinar su propia visión del producto final deseado.

 

El equipo del proyecto

En un proyecto ágil, el equipo del proyecto está formado por personas comprometidas y motivadas. Los miembros del un equipo ágil no esperan que alguien les diga qué hacer, sino que, conociendo los requerimientos del proyecto, se organizan por sí mismos para generar los entregables esperados en cada iteración del ciclo de vida. Claro, respetando los lineamientos, principios y métodos ágiles que estén definidos en la organización.

Los equipos de un proyecto ágil son pequeños, entre 6 y 10 personas; son auto-organizados, es decir, no hay una estructura jerárquica dentro del equipo. El equipo del proyecto asume alta responsabilidad con respecto a los resultados.

Un proyecto ágil requiere de un entorno que propicie la innovación y la creatividad, en el cual todo el equipo participa con ideas, iniciativas y soluciones a los problemas.

Lo equipos ágiles trabajan preferentemente en una misma locación.
Los conceptos de trabajo remoto y de oficina en casa no se llevan muy bien con los proyectos ágiles. Esto es debido a que una de las premisas de la agilidad es que la comunicación fluya lo más libremente posible, sin trabas de formalidad, de distancia ni de jerarquía. Todo esto se logra más fácilmente cuando el equipo trabaja físicamente en la misma localidad, inclusive en la misma sala de trabajo.

Las características de las personas que trabajan en un proyecto ágil son muy exigentes. La selección del equipo del proyecto es un punto clave para su buen éxito puesto que se requiere gente capacitada técnicamente, con interés de trabajar en equipo en un ambiente colaborativo, compartiendo la responsabilidad del resultado, con mucha iniciativa y actitud propositiva.

Dado que los equipos de trabajo son pequeños, se busca que el equipo se mantenga a lo largo de todo el proyecto. La rotación de los integrantes del equipo no es bienvenida en un proyecto ágil.

 

El liderazgo del proyecto

El líder del proyecto se convierte en un facilitador, no en un jefe del equipo del proyecto.

Su labor es asegurar que el entorno en el cual se realiza el proyecto sea propicio para que el equipo pueda trabajar desarrollando todo su potencial.

Es responsable de atender y eliminar los obstáculos que se presenten en el proyecto.

Es un experto del enfoque ágil y marca la pauta del proyecto a través de facilitar y vigilar la aplicación correcta de los principios y herramientas ágiles establecidos en la organización.

Pero no determina lo que cada miembro del equipo debe hacer y no es el responsable único de los logros del proyecto. Es solo uno más en el equipo, con el rol de experto de la metodología y facilitador del trabajo.

 

Alcance

En un proyecto ágil el alcance no está definido completamente desde un inicio. Precisamente de lo que se trata es de usar mecanismos que permitan gestionar proyectos donde el cliente no tiene una claridad completa y precisa del producto final que desea obtener.

Al iniciar el proyecto se define un alcance general, pero el detalle de los requerimientos y las especificaciones del producto final se determinan y afinan paulatinamente, conforme el proyecto avanza y el cliente va conociendo e identificando las posibilidades tecnológicas y de realización del equipo del proyecto.

Un enfoque ágil no solo acepta los cambios, sino que está diseñado para facilitar una respuesta adecuada y oportuna a ellos.

Si el alcance no se define al inicio y si el enfoque ágil acepta los cambios durante el ciclo de vida ¿que pasa con el tiempo y el costo del proyecto? El tiempo y el costo se pueden fijar desde un inicio y poner límites en estos aspectos, para evitar que se salgan de control, pero es mejor que la organización que usa metodologías ágiles sea también algo flexible estos aspectos. El enfoque primordial de un proyecto ágil es hacia el resultado y el valor generado, no hacia las restricciones del proyecto.

 

Ágil no es para todos los proyectos

No cualquier proyecto es apto para ser administrado con un enfoque ágil.

Un enfoque ágil es, sobre todo, útil en proyectos con alta dosis incertidumbre, donde en el inicio los clientes no tienen totalmente claros los requerimientos y una definición completa y exhaustiva del alcance del proyecto es inviable.

Los proyectos con alta incertidumbre tienen altas tasas de cambio, complejidad y riesgo. Estas características presentan problemas para los enfoques predictivos tradicionales, que buscan determinar la totalidad de los requisitos al inicio, plantificar con detalle y controlar los cambios a través de un proceso formal de solicitud de cambio

Un enfoque ágil es iterativo e incremental, por lo tanto, es adaptable durante su realización a los cambios en el entorno y a modificaciones que puedan tener las decisiones del cliente.

Curiosamente hay proyectos en los cuales ciertas fases deben ser administradas con un enfoque predictivo o tradicional y otras fases pueden ser dirigidas con un enfoque ágil.
Por ejemplo, en la construcción de una fábrica, las etapas de ingeniería y diseño pueden ser gestionadas como un proyecto ágil; pero una vez que el diseño está terminado, las siguientes etapas como la construcción de los edificios, la instalación de servicios, el equipamiento y la puesta en marcha, son etapas que requieren un enfoque predictivo en las cuales la planeación debe ser exhaustiva y la ejecución tener las menores desviaciones posibles.

 

Definitivamente, hay ventajas muy importantes en cuanto a resultados al emplear enfoques ágiles en los proyectos adecuados.

 

Más información

Agile Practice Guide, by Project Management Institute
Lo puedes encontrar en la biblioteca del PMI y en Amazon.com
Si eres miembro del PMI puedes descargar la versión digital sin costo.

 

Manifiesto ágil
El origen formal de los enfoques ágiles: Manifiesto ágil

 

El tema Ágil es muy amplio, seguiremos platicando al respecto.

Y tus comentarios son siempre bienvenidos!

Muchos saludos!

 

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