12 agosto, 2016

Modelo Avance Ponderado en Microsoft Project

El Modelo del Avance Ponderado es un conjunto de configuraciones sobre el Microsoft Project (2010, 2013, 2016) y que facilita el seguimiento de proyectos.

Puede ser configurado también para el Project Server y Project Online. Si te interesa esto comunicate a contacto@proyecteus.com y con gusto te haremos una cotización.

El Modelo del Avance Ponderado parte de los principios del Modelo del Avance Planeado, pero va más allá, permitiendo al usuario determinar los ponderadores de las tareas para usar criterios diferentes a la duración como ponderadores para el cálculo de los avances en las tareas de resumen.

El modelo parte del cálculo del avance planeado en las tareas de detalle a través de una fórmula que toma en cuenta la línea base y la fecha de estado. En las tareas de detalle el avance real se captura por el usuario en el campo % completado.

Adicionalmente, y aquí está el gran beneficio de éste modelo, el usuario puede capturar los ponderadores de las tareas del proyecto, a todos los niveles de la estructrura de tareas. Considerando los ponderadores y los avances planeado y real de las tareas de detalle, el modelo calcula los avances planeado y real de las tareas de resumen, incluyendo la tarea 0 (cero) que representa el resumen del proyecto.

A diferencia del Modelo del avance planeado que calcula el % planeado y lo compara contra el campo predefinido % completado, en este caso el modelo calcula tanto el % planeado como el % real de las tareas de resumen, con base en los ponderadores definidos por el usuario.

Esto significa una alternativa para definir tus propios ponderadores o ‘pesos’ de las tareas del proyecto. Lo cual es muy útil si para tí no es suficiente usar las duraciones como ponderadores, que es como el Project calcula el % completado.

Así, aunque alguna tarea dure menos tiempo que otra, puedes asignarle un mayor peso para que incida más sobre el avance total del proyecto.

Por ejemplo, si tienes un proyecto del desarrollo de un sistema informático con 5 etapas de la siguiente manera:

  • Diseño: 15 días
  • Construcción: 50 días
  • Pruebas y ajustes: 20 días
  • Capacitación: 10 días
  • Liberación: 5 días

el Project, de manera nativa, pondera las tareas con base a la duración:

  • Diseño: 15%
  • Construcción: 50%
  • Pruebas y ajustes: 20 %
  • Capacitación: 10%
  • Liberación: 5 %

Ahora bien, si tú deseas darle otros pesos a las tareas, no basados en la duración, entonces puedes usar el Modelo del Avance Ponderado, y definir tus propios ponderadores, por ejemplo

  • Diseño: 20%
  • Construcción: 35%
  • Pruebas y ajustes: 15%
  • Capacitación: 20%
  • Liberación: 10%

De esta manera, tú defines la importancia de cada tarea dentro del contexto del proyecto.

Si quieres usar el Microsoft Project para planear y dar seguimiento a tus proyectos, con base a tus propios ponderadores de tareas, estás en el lugar correcto

 

 ¿Cómo te ayudará este modelo en la gestión de tus proyectos?

  • Podrás asignar a cada tarea, entregable y fase el peso o importancia que tiene dentro del proyecto.
  • Podrás saber de forma fácil, rápida y con indicadores tipo semáforo el estado actual de tu proyecto.
  • No necesitas usar complejas formulas ni difíciles interpretaciones.
  • Podrás generar fácilmente reportes donde se visualiza el estado del proyecto. Gracias al índice de avance podrás visualizar el estado de cada tarea, de cada entregable, de cada fase y del proyecto en su conjunto.
  • Se te facilitará administrar por excepción. Podrás identificar rápidamente las tareas que avanzan conforme al plan, las que están retrasadas o adelantadas.

 

Ejemplos del Modelo del Avance Ponderado

En las imágenes que se muestran a continuación puedes observar algunos ejemplos de lo que obtendrás con el modelo.

Para comenzar, veamos como se muestra el proyecto del ejemplo en el Project normal, sin usar el modelo.
La siguiente imagen es un proyecto con avances hasta el término de la etapa de Pruebas y ajustes, asumiendo que el proyecto avanza de acuerdo a lo planeado. El avance del proyecto, como se muestra en el campo % completado,  es del 85%:

Ejemplo sin aplicar el Modelo del Avance Ponderado

Ejemplo sin aplicar el Modelo del Avance Ponderado

 

Ahora veamos cómo funciona el Microsoft Project cuando se aplica el Modelo del Avance Ponderado.

La siguiente imagen muestra como se capturan los ponderadores de cada tarea del proyecto.
La columna Ponderador Usuario es donde se registran tus propios ponderadores.
Fíjate que, por ejemplo, la suma de los ponderadores de las tareas del Nivel 1 (Diseño, Construcción, etcétera) suman 100.
La columna Ponderador tiene el cálculo de los ponderadores que utiliza el modelo.
Observa que en algunas tareas no se ha capturado el Ponderador Usuario, en tales casos el modelo calcula el Ponderador con base a la duración de las tareas.
Es decir, el modelo puede trabajar de manera híbrida, usando tus ponderadores donde los registres y usando la duración en las tareas donde tú no establezcas tus propios ponderadores.

 

Modelo del Avance Ponderado. Ejemplo de definición de ponderadores.

 

En la siguiente imagen puedes ver el proyecto del ejemplo cuando el avance a la fecha de corte se ha dado conforme a lo planeado.
El modelo te ofrece conocer en cualquier momento el Avance Planeado y el Avance Real, así como un Indicador de Tiempo en formato gráfico tipo semáforo.

Observa como el Avance Planeado es igual al Avance Real en todos los niveles de la estructura de tareas, incluso en la tarea 0.

Nota que en este caso, el Avance Planeado al término de la etapa de Pruebas y Ajustes es del 70%, conforme a los ponderadores establecidos, y no del 85% como lo calcularía el Project si no usaras el modelo.

Modelo del Avance Ponderado. Ejemplo de un proyecto que avanza acorde al plan

 

En la siguiente imagen se muestra un caso diferente. Ahora el avance del proyecto tiene variaciones con respecto a la línea base.
El Avance real es diferente al Avance planeado y el indicador gráfico refleja las variaciones, en este caso de retraso como puedes ver en la tarea 0.

Modelo del Avance Ponderado. Ejemplo de un proyecto con variaciones.

 

Nota que el modelo también te ofrece:

  • Se muestra el Avance Planeado a la izquierda de las barras en Gantt y el Avance Real a la derecha de las mismas.
  • El indicador gráfico IT (Indicador de Tiempo), de tipo semáforo que indica si la tarea, el entregable o el proyecto total está a tiempo, adelantado o retrasado.
  • Tú puedes definir los rangos para los criterios de colores en el Indicador de Tiempo.

¿ Como saber si te conviene usar el Modelo Ponderado?

Si deseas asignar el peso o importancia a cada una de las tareas independientemente de la duración, basada quizá en otros criterios como costo, nivel de riesgo, importancia para el cliente, etcétera.

Si buscas una forma sencilla de usar el Project para obtener indicadores de seguimiento.

Si lo que necesitas es administrar los tiempos de tus proyectos.

Si en tus proyectos no necesitas controlar los costos reales.

Si no te interesa involucrarte con el Método del Valor Acumulado.

O si usas el Método del Valor Acumulado, pero además necesitas un modelo más sencillo para algunos de tus proyectos.

Si no tienes tiempo para estudiar el Project con detalle y desarrollar un modelo por tu cuenta.

Si te interesa obtener rápidamente un modelo de planeación y seguimiento que funcione correctamente.

 

¿ Cuales son los requisitos para usar el modelo?

  • El usuario debe tener un conocimiento suficiente del Microsoft Project para registrar el plan de trabajo de acuerdo a las buenas prácticas de programación (scheduling), generar la línea base y registrar avances.

(Puedes conocer el Microsoft Project o mejorar tus capacidades para utilizarlo correctamente con el libro de Proyecteus: Microsoft Project 2013-2016, Planeación)

  • El modelo funciona para las versiones Microsoft Project 2010, Project 2013 y Project 2016 en español.

¿ Que incluye la compra del Modelo Ponderado?

Al adquirir el modelo obtendrás los siguientes elementos:

  • Plantilla de Microsoft Project del Modelo
  • Un proyecto ejemplo
  • Guía del usuario

 


Precio del Modelo del Avance Ponderado

$1,650 pesos mexicanos MXN
$90 dólares americanos USD

Puedes pagarlo en pesos mexicanos (MXN) o en dólares americanos (USD).

 Este precio ampara el uso del modelo para una persona, quien lo puede usar para todos sus proyectos.

Si te interesa usar el modelo para tu empresa, donde tal vez hay 5, 10, 20 o más usuarios del Microsoft Project, ponte en contacto con nosotros para generarte una cotización. (contacto@proyecteus.com)

 

Adquirir el modelo

(Revisa por favor todo el proceso a seguir antes de realizar el pago)

Los 3 pasos a seguir para adquirir el modelo son muy sencillos:

Paso 1. Realizar el pago en PayPal:

 (Nota: después de pagar en Pay Pal, es necesario regresar a ésta página para realizar el paso #2)

Comprar dando clic en una de las siguientes imagenes, para pagar con Pesos mexicanos (MXN) o con Dólares americanos (USD).

 

 

 

 

 

 

 

(Si no tienes cuenta de PayPal o necesitas conocer otras formas de pago envía un mensaje a contacto@proyecteus.com y te informaremos de las alternativas)

Paso 2. Llenar y enviar el siguiente formulario:

Si representas a una empresa, entonces en el campo que dice ‘Nombre de la persona que usará el modelo’ captura el nombre de la empresa y en el campo ‘Comentario’ registra el nombre o nombres de las personas específicas que vayan a utilizar el modelo. La cantidad de usuarios debe ser consistente con la cantidad de modelos a comprar.

Paso 3. Recibir por correo electrónico el Modelo del Avance Ponderado y comenzar a utilizarlo.

  • En este punto, favor de revisar la carpeta de ‘correo electrónico no deseado’ o SPAM.
  • Tu producto será enviado a tu correo electrónico en un tiempo estimado 1 día hábil después de la confirmación del pago.
  • Proyecteus te enviará una plantilla del modelo por cada instancia del modelo que hayas pagado. Cada instancia estará personalizada con el nombre del usuario correspondiente que hayas especificado en el paso 2.

Información adicional:

  • Si necesitas información sobre comprobantes fiscales o sobre cualquier aspecto del proceso de compra, por favor escríbenos a contacto@proyecteus.com y con gusto te brindaremos la ayuda necesaria.
  • Si quieres saber más sobre el producto antes de adquirirlo, envía tus preguntas a contacto@proyecteus.com y te responderemos con todo gusto.
  • Si requieres el Modelo Ponderado configurado en tu Project Server o Project Online, envía un mensaje indicando tus necesidades a contacto@proyecteus.com y con todo gusto te cotizaremos el servicio de implementar el modelo en tu sistema empresarial para la gestión de proyectos.